Die PDF-XChange Editor Funktionen

Die Software PDF-XChange Editor 3, der Nachfolger des bekannten PDF-XChange Viewer, bietet ihren Nutzern diverse Möglichkeiten zur Bearbeitung eines PDF-Dokuments an. Insbesondere in den drei Programmmenüs „Dokument“, „Kommentare“ und „Werkzeuge“ werden dem Anwender eine ganze Reihe von zusätzlichen Funktionen zum regulär von einem PDF-Programm zu erwartenden Programmumfang geboten, mit denen Dateien individuell nach eigenen Wünschen angepasst und personalisiert werden können.

Im Folgenden erhalten Sie einen ausführlichen Überblick über die verschiedenen Menüs und ihre Bearbeitungskomponenten die Ihnen der PDF Viewer PDF-XChange Editor bietet…

 

NEU! PDF Dokumente Bearbeiten, PDFs Editieren

 

Mit dem PDF-XChange Editor ist es möglich, dass Sie in bereits erstellten PDF Dokumenten Texte ändern, löschen, verschieben und formtieren können.

Auch die Möglichkeit Grafiken zu verschieben, vergrössern oder löschen ist mit dem PDF-XChange Editor möglich.

 

NEU! Die OCR Funktion

 

Gescannte Papiervorlagen als PDF Dokument ablegt haben einen Nachteil, diese PDFs können nicht nach Text durchsucht werden und man hat auch nicht die Möglichkeit Textpassagen zu markieren und zu kopieren. Der Grund dafür ist einfach und logisch: Ein gescanntes Dokument ist nichts weiteres als eine Grafik, eingepackt in ein PDF Dokument. Dasselbe trifft auch für Fax-Dokument zu, die man per Faxserver erhält.

Solche PDF-Dokumente lassen sich somit nicht nach bestimmten Textpassagen durchsuchen und sind somit nicht gerade optimal für die Archivierung. Denn will man später ein solches PDF Dokument anhand bestimmter Suchkriterien innerhalb des Dokumentes wieder auffinden, ist das unmöglich.

Nun kann man jedoch solche Dokument mit der Hilfe der in PDF-XChange Viewer Pro integrierten OCR Funktion wieder "Texterkennbar" machen. Nach dem Durchlauf der OCR Funktionen kann man diese PDFs wieder nach Schlüsselwörtern durchsuchen lassen und sind somit auch für die Archivierung ideal.

Die OCR Funktion in PDF-XChange Viewer ermöglicht es Ihnen das OCR über komplette, mehrseitige PDF Dokumente, oder nach Wunsch auch auf einzelne, bestimmte Seiten, anzuwenden. Dabei erkennt die OCR Funktion die Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch, welche man vor dem OCR-Scann auswählen kann.

 

Menü „Dokument“

 

Seite Einfügen

Klickt man in PDF-XChange Viewer auf den Befehl „Seite einfügen“, so erscheint das dazugehörige gleichnamige Menüfenster, mit dessen Hilfe man ein weiteres PDF-Dokument zu dem bereits Geöffneten hinzufügen kann.

Dazu wählt man zunächst die Quelldatei aus, bestimmt im zweiten Schritt die daraus einzufügenden Seiten und gibt dem Programm schliesslich den Zielbereich im bearbeiteten Dokument an, an dem die neue(n) Seite(n) eingefügt werden sollen.

 

Leere Seiten einfügen

Mit dem Befehl „Leere Seiten einfügen“ kann man einer vorhandenen PDF-Datei an individuell auswählbaren Stellen beliebig viele weitere leere Seiten hinzufügen.

Diese können im Menüfenster ganz nach Belieben in den Bereichen Größe, Anzahl und Format verschiedenartig eingestellt werden

 

Seiten extrahieren

Einzelne oder mehrere Seiten aus einer vorhandenen PDF-Datei lassen sich mit dem Befehl „Seiten extrahieren“ zu einer oder mehreren neuen Dateien zusammenstellen.

Im zugehörigen Menüfenster kann man neben den entsprechenden Einstellungen auch den gewünschten Zielordner auf dem PC für die neu erstellte(n) Datei(en) auswählen.

 

Seiten löschen

Möchte man eine, mehrere oder sogar alle Seiten aus einer PDF-Datei heraus löschen, so kann man dies mit Hilfe des Befehls „Seiten löschen“ tun.

Im dazugehörigen Menüfenster lassen sich die entsprechenden Einstellungen problemlos nach den eigenen Vorgaben vornehmen.

 

Seiten drehen

Möchte man eine oder mehrere Seiten innerhalb eines PDF-Dokuments um 90 Grad nach links oder rechts beziehungsweise sogar um 180 Grad drehen, so kann man dies mit dem entsprechenden Befehl im Menü „Dokument“ tun.

Zusätzlich lässt sich einstellen, ob von der Drehung die komplette Datei, nur hochformatige Seiten oder auch nur die querformatig angeordneten Bestandteile betroffen sein sollen.

 

Seiten zuschneiden

Mit Hilfe der so genannten Crop Box-Funktion im Menü „Seiten zuschneiden“ lässt sich das im Vorschaufenster rechts angezeigte Dokument auf Wunsch so zuschneiden, dass nur gewünschte Bereiche der vormaligen Seite im Endergebnis sichtbar sind.

Die entsprechenden Randbeschränkungen lassen sich per Drag and Drop oder direkt im dazu gehörigen Einstellungsmenü vornehmen.

Darüber hinaus kann man im Menüfenster ebenfalls festlegen, ob der Zuschnitt bei allen, einigen oder nur einer Seite des bearbeiteten Dokuments zum Tragen kommen soll.

 

Menü „Werkzeuge“

 

Stempel

Zur Auszeichnung eines Dokumentes mit einem bestimmten, sofort erkennbaren Vermerk eignet sich ganz besonders die Stempelfunktion im Untermenü „Kommentar und Auszeichnung“.

Dabei kann man sich entweder bei den in der Auswahl vorgegebenen englischsprachigen Stempelabdrücken bedienen, oder aber durch Aufrufen des Befehls Stempelpalette weiter unten im Menüfeld einen individuell gestalteten Stempelabdruck durch Zuhilfenahme von eigenen Bild- oder Schriftdateien erzeugen.

Möchte man nun an einer bestimmten Stelle einen Stempel ins PDF-Dokument einfügen, so wählt man ihn zunächst im Auswahlfeld aus. Im Dokument selbst wird nun der Cursor zum Stempelsymbol.

Im gewünschten Bereich klickt man nun einmal mit der linken Maustaste ist Dokument und der Stempel wird daraufhin augenblicklich dort eingefügt.  

Weiter ist es in PDF-XChange Viewer möglich eigene Stempelvorlagen zu erstellen und verwenden. Wie das genau geht sehen Sie in diesem Tipp.

 

Kommentar

Mit Anwahl des „Kommentar“-Befehls in PDF-XChange Viewer wird der Cursor zur Kommentar-Blase und man kann unmittelbar an gewünschter Stelle durch Klick mit der linken Maustaste einen solchen ins PDF-Dokument einfügen.

Mit einem rechten Mausklick auf die Kommentar-Blase öffnet sich ein Kontextmenü, das auch den Bereich „Eigenschaften“ beinhaltet. Wählt man diesen an, so kann man das Aussehen des Kommentarsymbols und des dazugehörigen Stickers im sich daraufhin öffnenden Menüfenster genauer festlegen.

 

Schreibmaschine

Mit dem Befehl „Schreibmaschine“ kann man in ein PDF-Dokument an gewünschter Stelle zusätzliche Textpassagen zum bereits existenten Ursprungstext hinzufügen und diese zusammen mit dem schon vorab vorhandenen Text abspeichern.

 

Textfeld

Im Bereich von Zeichnungen, Grafiken, Fotos oder bunten Hintergründen ist es häufig ratsamer, anstatt des normalen Schreibmaschinen-Befehls ein Textfeld einzufügen und dieses dann mit Text zu versehen. So hebt sich dieser in jedem Falle besser ab und passt sich leichter in ein bereits vorhandenes Bild mit ein.

 

Sprechblasen

Mit Hilfe von Sprechblasen lässt sich in PDF-XChange Viewer auf bestimmte Bereiche in Texten oder Grafiken besser hinweisen, als mit Pfeilen oder Kommentaren.

Möchte man auf ein bestimmtes Wort oder auf einen besonderen Abschnitt in einer Grafik aufmerksam machen, kann man mit Hilfe der Sprechblase an exakter Stelle eine Kennzeichnung vornehmen.

 

Text markieren

Mit Hilfe des Befehls „Text markieren“ lassen sich bestimmte Abschnitte eines PDF-Dokuments auswählen, um sie per Textmarkerfunktion gelb zu hinterlegen und so mit einer deutlichen Markierung zu versehen.

Dazu zieht man nach der Anwahl des Befehls mit gedrückter linker Maustaste über den zu markierenden Text und lässt erst an der Stelle wieder los, an der die Markierung beendet werden soll.

Während des Markiervorgangs werden die bereits angewählten Textstellen blau hinterlegt. Lässt man die linke Maustaste los, wandelt sich die blaue Farbe in leuchtendes Gelb um.

 

Text durchstreichen

Beim Befehl „Text durchstreichen“ verfährt man ganz ähnlich, wie beim Markieren einer Textpassage.

Als Erstes wird im Menü der Befehl aufgerufen. Abschnitte, in denen einzelne Worte oder ganze Sätze durchgestrichen werden sollen, werden dann mit gedrückter linker Maustaste ausgewählt und dabei blau hinterlegt. Lässt man anschließend die Maustaste los, ist der vorab festgelegte Text mit einem roten Balken sichtbar durchgestrichen.

 

Text unterstreichen

Wie beim Markieren und beim Durchstreichen von Text geht man im PDF-XChange Viewer auch beim „Text unterstreichen“ vor.

Erneut wird zunächst der Befehl im Menü ausgewählt und anschließend der zu unterstreichende Text mit gedrückter linker Maustaste blau hinterlegt. Lässt man am Ende der entsprechenden Auswahl die Maustaste los, wird der Text grün unterstrichen dargestellt.

 

Kommentar- und Auszeichnungssymbolleiste

Mit dem Befehl „Kommentar- und Auszeichnungssymbolleiste“ wird die gesamte Palette der PDF-Bearbeitungsmöglichkeiten des Menüs in einer Symbolleiste aufgerufen, die beispielsweise in der Kopfleiste des Programms abgelegt werden kann und so immer zur Verfügung steht.

Dies hat den Vorteil, dass das Menü künftig nicht mehr explizit aufgerufen werden muss, sondern die Befehle durch Anwahl des entsprechenden Symbols sofort genutzt werden können.

 

Pfeil und andere Formen

Rote Pfeile, Linien, Rechtecke, Wolken und weitere Symbole können im PDF-XChange Viewer über die entsprechenden Befehle an beliebiger Stelle in ein PDF-Dokument eingefügt werden.

Macht man auf die entsprechende Form mit der linken Maustaste einen Doppelklick, öffnet sich auch hier ein Kommentarfeld, das mit einem individuellen Text versehen werden kann.

Stift und Radiergummi bilden eine eigene Einheit bei den verschiedenen Formen. Zeichnungen, die man mit dem Stift im Dokument erstellt hat, lassen sich mit Hilfe des Radiergummis an beliebiger Stelle wieder löschen. Die anderen Formen bleiben durch den Radiergummi unberührt.

 

Das Menü „Anmerkungen“

 

Anmerkungen einbetten

Über den Befehl „Anmerkungen einbetten“ lassen sich in eine fertige PDF-Datei an verschiedenen Stellen Randbemerkungen einfügen, die, wenn dazu Bedarf besteht, auch mit abgespeichert oder ausgedruckt werden können.

Dazu wählt man lediglich im zum Befehl dazugehörigen Menüfenster unter der Rubrik Einstellungen die entsprechenden Optionen aus.

Im Dokument vorgegebene Formularfelder lassen sich auf diese Weise ebenfalls mit hilfreichen Kommentaren, wie beispielsweise Ausfüllhinweisen, versehen.

 

Anmerkungen zusammenfassen

Wird ein PDF-Dokument von verschiedenen Nutzern mit Kommentaren versehen, so lassen sich diese mit Hilfe des Befehls „Anmerkungen zusammenfassen“ in einer gesonderten PDF-Datei mit dem oder auch ohne den dazugehörigen Text bündeln und abspeichern.

Die Ausgabeart- und Form der Zusammenfassung, sowie verschiedene Optionen für die Reihenfolge und Sortierung kann man im Menüfenster nach Bedarf einstellen.

 

Anmerkungen in Datei exportieren

Möchte man Kommentare aus einer PDF-Datei in eine andere übertragen oder zu einem späteren Zeitpunkt im selben, bereits neu bearbeiteten Dokument wieder verwenden, so lässt sich das problemlos mit Hilfe des Befehls „Anmerkungen in Datei exportieren“ bewerkstelligen.

Die Kommentare aus der Ausgangsdatei werden im so genannten XFDF-Format exportiert und als neue Datei auf dem PC gespeichert. Diese lässt sich dann entweder in eine andere PDF-Datei importieren oder aber bei Bedarf erneut zur ehemaligen Ausgangsdatei hinzufügen.

Praktisch ist die Speicherung von Kommentaren als losgelöste Datei auch, wenn man lediglich die Kommentarbestandteile eines PDF-Dokuments an einen weiteren Benutzer per E-Mail senden möchte, der bereits über dieselbe oder eine ähnliche Ausgangsdatei verfügt.

Die Kommentar-Datei braucht wesentlich weniger Speicherplatz und ist daher auch von sehr langsamen Systemen schnell auf den jeweiligen Arbeitsrechner herunterladbar, was sich gerade bei grösseren Ausgangs-PDF-Dateien als echter Vorteil erweisen kann.

 

Anmerkungen Panel

Das "Anmerkungen-Panel" wird nach dem Anwählen des dazugehörigen Befehls in der linken Bildschirmhälfte eingeblendet.

Sobald in einer Datei Kommentare angelegt wurden, sind diese im Panel mit Seitenangabe und Anzahl auf der jeweiligen Seite aufgeführt.

Nach Bedarf kann man die Kommentare nun problemlos und schnell, selbst bei größeren Dateien, aufrufen und per Klick um Weitere ergänzen, sie bearbeiten oder auch entfernen.